السكرتارية وفن ادارة المكاتب

19-08-2024 - 23-08-2024 3000$ Abu Dhabi

 

 

 

 

وصف الدورة :

 

لا شك أن إدارة السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الاداري . فالسكرتارية هي المسؤول الاول عن تنفيذ العمل و التنسيق بين الادارات المختلفة و البريد الصادر و الوارد و تحديد المواعيد و المقابلات و الاجتماعات و كل ذلك مع الحفاظ على الوقت و أقل مجهود مبذول لاتمام العمل بكفاية و فعالية.

 

 

أهدف الدورة :

 

  • اكتساب المشاركين  مهارات جديدة و صقل المهارات فعليا ًوذلك من خلال اربع  محاور رئيسية :
  • المهام والمسئوليات
  • المهارات الأساسية والشخصية
  • التطبيقات الفعلية والعملية
  • التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية

 

 

الفئة المستهدفة :

  • شاغلو وظائف السكرتارية التنفيذية أو المرشحون لشغلها .

 

 

محتوى الدورة :

 

اليوم الاول:

  • الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق:
  • أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .
  • خصائص موظفي  الحفظ.
  • التعامل مع الاتصالات المكتبية .
  • نشأة ودورة الوثائق.
  • نظم الإشراف على المحفوظات .
  • التصنيف والترميز والفهرسة.
  • استخدام الحاسب في الأرشفة .
  • حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.
  • فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.
  • التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.

 

اليوم الثاني:

  • إعداد التقارير والمراسلات
  • مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها .
  • أهمية التقارير للإدارة.
  • القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة .
  • خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
  • أسلوب كتابة المراسلات والتقارير .
  • الأشكال التوضيحية في التقارير.
  • الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير .
  • الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.
  • مهارات السكرتارية الحديثة
  • دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري
  • مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
  • إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
  • تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
  • التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
  • تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف  .
  • السكرتارية الإلكترونية .
  • استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.

اليوم الثالث:

  • السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
  • العملية الإدارية المكتبية.
  • مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .
  • مهارات الاتصال .
  • إدارة الوقت وتحديد الأوليات .
  • تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .
  • التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .
  • البيئة المادية في المكتب الحديث .
  • المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .
  • التجهيزات والتقنيات المكتبية .
  • أدلة العمل والإجراءات المكتبية.

 

اليوم الرابع:

  • السكرتارية الإلكترونية
  • الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
  • أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
  • إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
  • عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
  • تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
  • تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
  • تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
  • التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
  • الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني).

 

اليوم الخامس:

  • التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت
  • مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
  • العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي .
  • تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية .
  • مهارات استخدام الهاتف.

 

رسوم الدورة :

 

  • السعر أعلاه شامل عقد الدورة في قاعة فندق خمس نجوم + 2 استراحة + بوفيه غداء.

 

 

منهجية التدريب :

  • حلقات النقاش.
  • العصف الذهني .
  • مجموعات عمل .
  • تبادل ادوار .
  • حالات عملية و تطبيقية .
  • العرض.

 

 

جدول توقيت الدورة :

08:00 – 10:00 المحاضرة الاولى

10:00 – 10:15 استراحة  

10:15 – 12:15 المحاضرة الثانية

12:15 – 12:50 استراحة + صلاة

12:50 – 14:10 المحاضرة الاخيرة + مناقشة عامة

 

 

Courses By Category
2023
English Training Plan
2023
Arabic Training Plan
Approved Provider

Global Innovation Institute…

ICXI Assessment

Abu Dhabi Centre for…

EFQM

American Petroleum Institute…

American Welding Society…

The American Society…

DWA - German Association…

International Accreditation…

ICML: International…

General Electric International…

Our Clients
Chat on WhatsApp