لا شك أن إدارة السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الاداري . فالسكرتارية هي المسؤول الاول عن تنفيذ العمل و التنسيق بين الادارات المختلفة و البريد الصادر و الوارد و تحديد المواعيد و المقابلات و الاجتماعات و كل ذلك مع الحفاظ على الوقت و أقل مجهود مبذول لاتمام العمل بكفاية و فعالية.
-
اكتساب المشاركين مهارات جديدة و صقل المهارات فعليا ًوذلك من خلال اربع محاور رئيسية :
-
المهام والمسئوليات
-
المهارات الأساسية والشخصية
-
التطبيقات الفعلية والعملية
-
التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية
-
شاغلو وظائف السكرتارية التنفيذية أو المرشحون لشغلها .
اليوم الاول:
-
الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق:
-
أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .
-
خصائص موظفي الحفظ.
-
التعامل مع الاتصالات المكتبية .
-
نشأة ودورة الوثائق.
-
نظم الإشراف على المحفوظات .
-
التصنيف والترميز والفهرسة.
-
استخدام الحاسب في الأرشفة .
-
حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.
-
فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.
-
التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.
اليوم الثاني:
-
إعداد التقارير والمراسلات
-
مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها .
-
أهمية التقارير للإدارة.
-
القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة .
-
خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
-
أسلوب كتابة المراسلات والتقارير .
-
الأشكال التوضيحية في التقارير.
-
الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير .
-
الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.
-
مهارات السكرتارية الحديثة
-
دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري
-
مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
-
إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
-
تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
-
التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
-
تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف .
-
السكرتارية الإلكترونية .
-
استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.
اليوم الثالث:
-
السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
-
العملية الإدارية المكتبية.
-
مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .
-
مهارات الاتصال .
-
إدارة الوقت وتحديد الأوليات .
-
تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .
-
التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .
-
البيئة المادية في المكتب الحديث .
-
المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .
-
التجهيزات والتقنيات المكتبية .
-
أدلة العمل والإجراءات المكتبية.
اليوم الرابع:
-
الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
-
أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
-
إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
-
عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
-
تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
-
تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
-
تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
-
التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
-
الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني).
اليوم الخامس:
-
التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت
-
مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
-
العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي .
-
تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية .
-
مهارات استخدام الهاتف.
رسوم الدورة :
-
السعر أعلاه شامل عقد الدورة في قاعة فندق خمس نجوم + 2 استراحة + بوفيه غداء.
منهجية التدريب :
-
حلقات النقاش.
-
العصف الذهني .
-
مجموعات عمل .
-
تبادل ادوار .
-
حالات عملية و تطبيقية .
-
العرض.
08:00 – 10:00 المحاضرة الاولى
10:00 – 10:15 استراحة
10:15 – 12:15 المحاضرة الثانية
12:15 – 12:50 استراحة + صلاة
12:50 – 14:10 المحاضرة الاخيرة + مناقشة عامة